Інструкція з діловодства в Києво-Галицькому Верховному Архиєпископстві УГКЦ
ЗАТВЕРДЖЕНО
з 12 квітня 2016 року Божого
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Києво-Галицькому Верховному Архиєпископстві
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства в Києво-Галицькому Верховному Архиєпископстві Української Греко-Католицької Церкви (далі — Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності структурних одиниць Верховного Архиєпископства: митрополичих, архиєпархіальних, єпархіальних та екзархальних управлінь (курій), монастирів, чернечих чинів і згромаджень, комісій, відділів, бюро, семінарій, парафій та ін. (далі — церковних структур)* і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів церковної структури.
————————————————————————————
* Положення Інструкції поширюються також на структурні одиниці Патріаршої курії УГКЦ
1.2. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в церковних структурах розроблені відповідно до положень Кодексу канонів Східних Церков, Партикулярного права УГКЦ, Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності у галузі документообігу з питань здійснення контролю за виконанням документів.
—————————————————————————————
* Текст, виділений курсивом, стосується тих церковних структур Верховного Архиєпископства, які мають державний статус юридичної особи.
1.3. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію. Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом та діловодства з надання відзначень і нагород визначається спеціальними адміністративними актами.
1.4. Патріарший архів УГКЦ надає церковних структурам організаційно-методичну допомогу в удосконаленні та організації діловодства, розробляє та подає на затвердження Главі УГКЦ обов’язкові для виконання всіма церковних структурами нормативно-правові акти з питань організації документів у діловодстві.
1.5. Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення церковної структури, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в церковних структурах може застосовуватися повна або часткова централізація діловодства. Церковна структура, яка не має державного статусу юридичної особи, може самостійно вести документообіг, якщо його річний обсяг перевищує 500 документів або на це є письмовий дозвіл вищої церковної структури, котра має державний статус юридичної особи.
1.6. Відповідальність за організацію діловодства в церковних структурах несе керівник церковної структури. Ведення діловодства відповідно до вимог канонічного права, державних стандартів, цієї Інструкції та інструкцій з діловодства церковних структур покладається на канцелярії або секретарів (далі — канцелярія).
У церковних структурах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства (канцлера), ця робота покладається на призначену для цього особу.
1.7. Загальне керівництво роботою діловодних служб здійснюється керівниками церковних структур. Керівник церковної структури зобов’язаний:
— забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених Канонічним правом, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України та іншими підзаконними нормативно-правовими актами, а також строків виконання інших документів, що надходять до церковної структури;
— вживати необхідних заходів для скорочення службового листування;
— не допускати вимагання від підприємств, церковних структур та організацій (далі — організацій), що належать до сфери управління церковної структури, різних відомостей, звітів, зведень та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, яке не викликане необхідністю;
— забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в апараті церковної структури та в організаціях, що належать до сфери її управління;
— всебічно сприяти раціоналізації, механізації та автоматизації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення канцелярії сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами;
— забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби церковної структури та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації;
— здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в апараті церковної структури та в організаціях, що належать до сфери її управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.
1.8. У разі звільнення працівника канцелярії, а також у разі його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі неоформлені службові документи за вказівкою керівника передаються особі, що його заміщає.
1.9. Церковні структури УГКЦ в межах України здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.
2. Документування управлінської діяльності церковних структур
2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових та/або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
2.1.1. Підставою для створення документів у церковних структурах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
2.2. У церковних структурах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.
2.3. Управлінська діяльність церковних структур здійснюється шляхом видання адміністративних актів (розпорядчих документів).
2.3.1. Видання розпорядчих документів церковних структур визначається церковним законодавством та статутами (положеннями) церковних структур.
2.3.2. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних церковних структур, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в церковних структурах є:
— ККСЦ та Партикулярне право УГКЦ, Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;
— провадження виконавчої і адміністративної (розпорядчої) діяльності з метою виконання церковною структурою покладених на неї завдань і функцій;
— потреба у правовому регулюванні діяльності.
2.5. Розпорядчі документи, що надходять до церковної структури від органів вищого рівня, доводяться до відома організацій, котрі належать до сфери її управління. Церковна структура має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям, що належать до сфери її управління, разом із супровідним листом.
2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і/чи стенограм, зроблених у ході засідань.
2.7.1. Якщо засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.
2.8. Церковна структура під час здійснення оперативних зв’язків з організаціями, що належать до сфери її управління, іншими церковними структурами та організаціями, окремими громадянами, може надсилати листи.
2.8.1. Як правило, листи складаються, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз’яснення, вказівки (особисто або телефоном), провести інструктування тощо.
2.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися електронною поштою, телефоном, телеграфом або телефаксом з наступним переданням оригіналу листа звичайними способами, якщо іншого не передбачено внутрішніми інструкціями щодо окремих видів документів.
3. Приймання, розгляд і реєстрація документів
3.1. Приймання документів
3.1.1. Усі документи, що надходять до церковної структури, приймаються централізовано в канцелярії та реєструються в поштовому реєстрі (додаток 1), котрий веде призначена для цього посадова особа. У разі надходження документів у неробочий час їх приймає черговий працівник.
3.1.2. Призначена для цього посадова особа, відповідно до розподілу обов’язків між працівниками, розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто», «конфіденційно» чи інший напис, який свідчить про конфіденційність.
3.1.3. У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі.
3.1.4. Конверти зберігаються і додаються до документів Якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті бракує певних документів чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
3.1.5. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються, по змозі, відправнику з відповідним роз’ясненням або пересилаються адресатові чи знищуються, про що робиться відмітка в поштовому реєстрі.
3.2. Попередній розгляд документів
3.2.1. Усі документи, що надійшли до церковної структури, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснює призначена для цього посадова особа, відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.
3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом церковної структури або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
3.2.3. Попередній розгляд документів належить здійснювати в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про церковну структуру та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності церковної структури, номенклатурами справ, схемами проходження документів.
3.2.5. Керівнику церковної структури відразу після реєстрації передаються акти та інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, у папці з грифом «Невідкладно».
3.2.6. Найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності церковної структури і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.
3.2.7. Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.
3.2.8. Щоб забезпечити ритмічність роботи, канцелярія за погодженням з керівниками церковної структури і структурних підрозділів розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.
3.3. Реєстрація документів
3.3.1. Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення (реєстраційного індексу) з дальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
3.3.2. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
3.3.3. Місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства церковної структури, до якої додається затверджений керівником церковної структури перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою. Приклад переліку документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 2.
3.3.4. Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в церковних структурі, так і ті, що надходять від інших церковних структур і громадян.
3.3.5. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в певній церковній структурі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший, він повторно не реєструється.
3.3.6. Під час реєстрації документа надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо. Наприклад: можна використовувати такі реєстраційні групи документів та їх постійні цифрові позначки:
Апостольська Столиця та Нунціатура 1
Верховний Архиєпископ 2
Синод Єпископів УГКЦ 3
Митрополити 4
Єпископи 5
Патріарша курія 6
Патріарші комісії 7
Синод Верховного Архиєпископства 8
Комісії Верховного Архиєпископства 9
Митрополичі Синоди 10
Митрополичі курії 11
Митрополичі комісії 12
Монаші чини та згромадження 13
Семінарії 14
Священство єпархії (екзархату) 15
Органи державної влади та місцевого самоврядування 16
Звернення вірних 17
Загальна кореспонденція 18
Реєстраційний індекс вхідного документа складається із зазначення року реєстрації (дві останні цифри), порядкового номера цього документа з початку року в межах відповідної реєстраційної групи кореспондентів та постійної цифрової позначки цієї групи. Наприклад, вхідний індекс документа 13/316/2 означає: 13 — рік (2013-й рік), 316 — порядковий номер документа з початку року, 2 — постійна цифрова позначка реєстраційної групи документів (лист від Верховного Архиєпископа УГКЦ).
3.3.7. Для реєстрації всіх документів може застосовуватись єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК (додаток 3).
3.3.8. Журнальна форма реєстрації документів рекомендується в церковних структурах з обсягом документообігу до 500 документів на рік (додатки 4, 5).
3.3.9. При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в церковній структурі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам церковної структури.
3.3.10. У церковних структурах, в яких довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.
3.3.11. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.
3.3.12. Зазвичай довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.
3.3.13. Документи в міру можливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 6), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назви виду документа; автора (кореспондент); дати документа; індексу документа (дата та індекс надходження документа — для тих, що надійшли); заголовка документа або його короткого змісту: резолюції (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідального виконавця; терміну виконання; позначки про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).
3.3.14. Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначати сама церковна структура.
3.3.15. Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної та автоматизованої систем реєстрації та пошуків.
3.3.16. Звичайно пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа в цей час.
4. Складання та оформлення службових документів
4.1. Складання документів
4.1.1. Для складання службових документів у церковних структурах слід використовувати папір форматів АЗ (297×420 мм) та А4 (210×297 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
4.1.2. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках церковної структури. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції з обов’язковим додержанням таких правил:
— допускається використання двох видів бланків: бланк для листів [з кутовим розташуванням герба та довідковою інформацією (за потреби)] (додаток 7) і загальний бланк (з центральним розташуванням герба) (додаток 8) для інших видів внутрішніх організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;
— бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;
— бланки повинні виготовлятися друкарським способом фарбами яскравого кольору на білому папері без водяних знаків чи малюнків;
— бланки документів повинні мати такі береги (поля): лівий — 20 міліметрів; верхній — 10 міліметрів; правий і нижній — 10 міліметрів.
4.1.3. Зразки всіх бланків затверджуються керівником церковної структури, можуть нумеруватися та підлягають контролю і звітності.
4.1.4. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються не на бланках.
4.1.5. Щоб прискорити виконання документів та правильно формувати справи в діловодстві, рекомендується, щоб кожний документ містив одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнювальних документів.
4.1.6. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть
змістового навантаження. Зміст документа має бути пов’язаний зі змістом раніше виданих із цього питання документів.
4.1.7. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
4.1.8. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
4.1.9. Зазвичай тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В поодиноких випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення.
4.1.10. Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах із матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.
4.1.11. Форма таблиці використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за низкою ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
4.1.12. У церковних структурах Патріаршої курії чи Києво-Галицького Верховного Архиєпископства Української Греко-Католицької Церкви відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне їх оформлення покладається на керівників діловодних служб цих церковних структур.
4.2. Оформлення документів
4.2.1. Службовий документ, що складається в церковних структурі, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення (додатки 9, 10, 11): найменування церковної структури — автора документа, код церковної структури, код форми документа, назва виду документа (не зазначається на листах), дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи. Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.
4.2.2. Найменування церковної структури повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки в разі, коли воно офіційно зафіксовано в положенні про церковну структуру. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.
4.2.3. Назва виду документа (декрет, постанова, наказ, розпорядження, рішення, грамота тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції адміністративної особи, змісту управлінської діяльності.
4.2.4. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
4.2.5. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «про що?», «чого?». Наприклад: наказ (про що?) про створення церковної структури; протокол (чого?) засідання експертної комісії.
4.2.6. Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
4.2.7. У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить у назву форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.
4.2.8. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм і повідомлень.
4.3. Датування документів та зазначення місця підписання (затвердження).
4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню та зазначенню місця підписання (затвердження). Місце підписання (затвердження) документа вказується перед датою підписання (затвердження). Якщо місце підписання (затвердження) та дата підписання (затвердження) пишуться в одному рядку, то вони відділяються комою. Наприклад: Київ, 13 січня 2013 року Божого, чи: Київ, 13.01.13. Датою документа є дата його підписання; для документа, що затверджується, — дата затвердження.
4.3.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, рекомендовано оформляти цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 13 січня 2013 року Божого можна писати так: 13.01.13.
4.3.4. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2013 року Божого слід писати: 03.04.13. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2013 року Божого.
4.3.5. Дата на документі проставляється особою, що його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.
4.3.6. Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
4.3.7. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
4.4. Індексація документів
4.4.1. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
4.4.2. Індекси вхідних і створюваних церковною структурою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
4.4.3. Складові частини індексу розміщуються у такому порядку: рік підписання (затвердження), порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Наприклад: № 10/139/12–33, де: 10 — останні дві цифри року підписання (затвердження), 139 — порядковий номер вихідного документа за журналом реєстрації, 12–33 — номер справи, в якій зберігається копія вихідного документа.
4.4.4. До складу реєстраційного індексу можуть входити і цифрові позначки постійних реєстраційних груп кореспондентів. Так, якщо попередній документ направляється на адресу секретаря Синоду Єпископів, то його реєстраційний індекс може бути таким: № 10/139/3/12–33.
4.4.5. Індекс спільного нормативно-правового акта повинен складатися з індексів церковних структур, що видали його, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної похилою рискою, наприклад: 10/415/01–13/27 або 10/41/68/59.
4.5. Погодження документів
4.5.1. Якщо потрібно оцінити доцільність документа, його обґрунтованість та встановити відповідність законодавству, здійснюється погодження проекту документа.
4.5.2. Погодження може здійснюватися як в церковній структурі — із структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до компетенції займаються питаннями, що порушені в проекті документа (внутрішнє), так і за її межами (зовнішнє).
4.5.3. Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання внутрішніх приписів УГКЦ, проводиться не пізніше ніж у 5-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником церковної структури невідкладно.
4.5.4. Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться церковними структурами, котрим проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.
4.5.5. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали та прізвище особи, що візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:
Керівник Правничого відділу
Патріаршої курії УГКЦ
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.5.6. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо для цього не вистачає місця на лицьовому боці останнього аркуша документа. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в церковній структурі.
4.5.7. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:
Керівник Правничого відділу
Патріаршої курії УГКЦ
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Зауваження обов’язково доповідаються особі, котра підписує документ.
4.5.8. Проекти адміністративних актів обов’язково перевіряються на відповідність їх законодавству уповноваженим на це правником і візуються ним на зворотному боці останнього аркуша першого примірника проекту акта.
4.5.9. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування церковної структури), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження,
наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Патріарший економ УГКЦ
Дата
4.5.10. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Економічної ради УГКЦ
Дата, N
4.5.11. Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох церковних структур, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади
(Підпис) (Ім’я, прізвище) (Підпис) (Ім’я, прізвище)
Дата Дата
4.6. Засвідчення документів
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки. Печатка церковної структури повинна знаходитись у сейфі канцелярії. Відповідальність за її використання несе керівник діловодної служби церковної структури (канцелярії).
4.6.2. Документи підписуються посадовими особами церковної структури відповідно до їх компетенції, встановленої чинними адміністративними актами.
4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, духовного сану (якщо є), імені й прізвища (для архиєреїв та осіб чернечого стану прізвище пишеться в дужках). Наприклад:
Патріарший економ УГКЦ (Підпис) (Ім’я, прізвище)
Патріарший картофілакс (Підпис) (Ім’я, прізвище)
4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком церковних структурам вищого рівня керівник підписує всі примірники.
4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління церковної структури, підписується тільки оригінал, який залишається у справі церковної структури-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.
4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності
відповідно до посади, наприклад:
Помічник патріаршого економа (Підпис) (Ім’я, прізвище)
Головний бухгалтер (Підпис) (Ім’я, прізвище)
4.6.7. У разі підписання документа кількома особами однакових посад підписи розміщуються на одному рівні.
4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:
Голова комісії (Підпис) (Ім’я, прізвище)
Секретар комісії (Підпис) (Ім’я, прізвище)
4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, котра виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: «в. о.», «заст.»).
4.6.10. Не допускається підписання документа з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.
4.6.11. Документи, які носять цивільно-правовий характер, завіряються печаткою церковної структури з кодом ЄДРПОУ.
4.6.12. Документи, які мають суто внутрішньоцерковний характер, можуть завірятись особистими печатками керівників церковних структур чи печатками церковних структур без коду ЄДРПОУ, причому на них повинен ще бути підпис-засвідчення уповноваженого нотаря.
4.6.13. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах (додаток 12).
4.6.14. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом церковної структури, що видала акт.
4.6.15. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ім’я і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Верховний Архиєпископ УГКЦ
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.6.16. Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ по Патріаршій курії УГКЦ
20.04.97 N 15
4.6.17. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
4.6.18. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися печаткою з кодом ЄДРПОУ.
4.6.19. Печатка з кодом ЄДРПОУ ставиться також на положеннях (статутах) церковних структур, договорах, посвідченнях, довіреностях, які реєструватимуться як юридичні особи в системі цивільного права.
4.6.20. Перелік інших документів, які необхідно скріплювати печаткою з кодом ЄДРПОУ, визначається церковною структурою на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 13).
4.6.21. Печатка, яка відтворює найменування відповідної церковної структури або її структурного підрозділу (без коду ЄДРПОУ), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші церковної структури, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
4.6.22. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, котра підписала документ.
4.7. Адресування документів
4.7.1. Документи адресуються церковній структурі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа церковній структурі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:
Керівний центр «Патріарша курія» Української Греко-Католицької Церкви
Львівська архиєпархія УГКЦ
Катехитична комісія Києво-Галицького Верховного Архиєпископства УГКЦ
4.7.2. Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування церковної структури зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата — у давальному, наприклад:
Керівний центр «Патріарша курія» Української Греко-Католицької Церкви
Департамент інформації
керівнику Аналітичного відділу
(Прізвище, ініціали)
4.7.3. У разі адресування документа керівнику церковної структури або його заступнику найменування церковної структури входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Адміністратору Керівного центру «Патріарша курія» Української Греко-Католицької Церкви
(Прізвище, ініціали)
4.7.4. У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.
4.7.5. Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:
Головам комісій Києво-Галицького Верховного Архиєпископства УГКЦ
4.7.6. Документ не повинен мати більше як чотирьох адресатів. Слово «Копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
4.7.7. До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу церковної структури повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.
Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад;
Патріарша курія УГКЦ
а/с В-125
Київ-1
01001
4.7.8. Пошанні звертальні й прощальні форми в офіційному та приватному листуванні (лише в однині) пишуться з великої літери: Пане, Добродію, Друже, Пане Президенте, Пане Голово, Всесвітліший Отче, Високопреосвященний Владико; Ваш, Твій і т. п. В інших випадках слова: пан, добродій, всесвітліший (всечесніший, преподобний) отець тощо — пишуть з малої літери.
4.7.9. Вживається таке титулування церковних і державних достойників:
Духовенство та монашество
Святіший Отець Папа Римський
Кому: Святішому Отцеві Францискові, Папі Римському
Звертання: Ваша Святосте або Святіший Отче
Глава УГКЦ
Кому: Блаженнішому Святославу, Отцю і Главі Української Греко-Католицької Церкви
Звертання: Ваше Блаженство або Блаженніший Владико
Митрополит
Наприклад: Високопреосвященний владика Ігор Возьняк — Митрополит Львівський
Кому: Високопреосвященному владиці Ігореві Возьняку, Митрополиту Львівському
Звертання: Ваше Високопреосвященство або Високопреосвященний Владико
Архиєпископ і Митрополит
Наприклад: Високопреосвященний владика Ігор Возьняк — Архиєпископ Львівський
Кому: Високопреосвященному владиці Ігореві Возьняку, Архиєпископу і Митрополиту Львівському
Звертання: Ваше Високопреосвященство або Високопреосвященний Владико
Єпископ
Наприклад: Преосвященний владика Ярослав Приріз — Єпископ Самбірсько-Дрогобицький
Кому: Преосвященному владиціЯрославові Прирізу, Єпископу Самбірсько-Дрогобицькому
Звертання: Ваше Преосвященство або Преосвященний Владико
Екзарх
Наприклад: Преосвященний владика Василь Івасюк — Екзарх Одесько-Кримський
Кому: Преосвященному владиці Михайлові Бубнію, Екзарху Одесько-Кримському
Звертання: Ваше Преосвященство або Преосвященний Владико
Якщо екзархом чи адміністратором єпархії є священик, то звертання: Всесвітліший Отче
Протоархимандрит
Архимандрит
Кому: Високопреподобному отцю (ім’я та прізвище), протоархимандриту чи архимандриту
Звернення: Високопреподобний Отче Протоархимандрите чи Архимандрите, Ваша Високопреподобносте
Протоігумен
Ігумен
Наприклад: Високопреподобний отець Теодор Мартинюк — ігумен Унівської лаври
Кому: Високопреподобному отцю Іллі Мамчаку, ігумену Унівської лаври
Звертання: Високопреподобний Отче Ігумене, Ваша Високопреподобносте
Провінційна настоятелька
Настоятелька монастиря
Наприклад: Високопреподобна сестра Боніфатія Дяків — провінційна настоятелька Згромадження сестер служебниць Непорочної Діви Марії
Кому: Високопреподобній сестрі Боніфатії Дяків, провінційній настоятельці Згромадження сестер служебниць Непорочної Діви Марії
Звертання: Високореподобна Сестро або Високопреподобна Мати Ігумене (наприклад для студиток)
Архимандрит
Кому: Високопреподобному отцю архимандриту
Звернення: Високопреподобний Отче Архимандрите
Ієромонах
Кому: Преподобному отцю
Звернення: Преподобний Отче
Монах
Монахиня
Кому: Преподобному братові чи Преподобній сестрі
Звернення: Преподобний Брате чи Преподобна Сестро
Митрофорний протопресвітер
Кому: Митрофорному протопресвітеру
Звертання: Всесвітліший Отче
Митрофорний протоієрей
Кому: Митрофорному протоієрею
Звертання: Всесвітліший Отче
Звертання «Всесвітліший Отче» вживають ще до священників, які захистили докторську роботу в одній із галузей гуманітарних наук та священиків-ректорів семінарій, інститутів, академій, університетів.
Кому: Всесвітлішому отцеві доктору
Звертання: Всесвітліший Отче Докторе
Протоієрей
Кому: Протоієрею
Звертання: Всечесніший Отче
Ієрей
Кому: Ієрею; Священику; Отцю
Звертання: Всечесніший Отче
Архидиякон
Протодиякон
Кому: Чесному архидиякону чи протодиякону
Звертання: Чесний Архидияконе чи Протодияконе
Диякон
Кому: Чесному диякону
Звертання: Чесний Дияконе
Державні органи
Наприклад: Високодостойний пан Петро Порошенко — Президент України
Кому: Високодостойному панові Петрові Порошенку, Президенту України
Звертання: Високодостойний Пане Президенте або Високодостойний Петре Олексійовичу
Звертання «Високодостойний» належиться першим особам держави: Президенту, Голові Верховної Ради України та Прем’єр-міністрові України, іншим — «Високоповажний».
Наприклад: Високоповажний пан Андрій Юраш — директор Департаменту у справах релігій і національностей Міністерства культури України
Кому: Високоповажному пану Андрію Юрашу, директору Департаменту у справах релігій і національностей Міністерства культури України
Звертання: Високоповажний Пане Андрію або Високоповажний Андрію Васильовичу
4.8. Резолюція
4.8.1. Резолюція — це напис на документі, зроблений керівником церковної структури, що містить вказівки щодо виконання документа.
4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано
кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
4.8.3. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли є необхідність деталізації порядку виконання документа.
4.8.4. Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі, нижче від реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається в разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
4.9. Відмітки про проходження та виконання документів
4.9.1. Контроль за виконанням завдань, визначених Канонічним правом, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, здійснюється згідно з орієнтовними графіками, які в разі потреби розробляються керівником служби діловодства і подаються на затвердження керівникові церковної структури разом із зазначеними документами.
4.9.2. Строк підготовки проектів документів визначається з урахуванням того, що днем виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, вважається день реєстрації в церковній структурі вихідних документів, що містять інформацію про виконання відповідних завдань.
4.9.3. Під час проходження документа в церковній структурі обов’язково робляться такі помітки:
— про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правому березі першого аркуша документа (скорочене найменування церковної структури, дата надходження документа, індекс документа);
— про взяття документа на контроль — на лівому березі першого аркуша документа (на рівні заголовка тексту) пишеться слово «Контроль» або літера «К»;
— про виконання документа і направлення його до справи — на нижньому лівому березі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця), наприклад:
До справи N 06/24
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 05.03.97
(Посада, ініціали, прізвище)
Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом закінчена;
— про перенесення даних на машинний носій — на нижньому правому березі першого аркуша документа слова «Перенесено на машинний носій», дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних).
4.9.4. Рекомендовано, щоб документи мали відмітку про особу безпосереднього виконавця, що складається з його імені й прізвища та номера контактного телефону, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:
Відповідальна особа:
Володимир Петренко
044 277 12 64
4.10. Оформлення копій документів
4.10.1. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника церковної структури або керівника відповідного структурного підрозділу. Згідно з вимогами канонічного права (зокрема, канони 1133 та 1281 Кодексу канонів Східних Церков) не всі документи підлягають копіюванню і видачі навіть керівником церковної структури. Церковна структура може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні церковні структури).
4.10.2. Під час вирішення питань про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, а також під час формування особових справ працівників церковних структур може виготовляти копії документів, виданих іншими церковними структурами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
4.10.3. Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка «Копія» зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається зі слів «Згідно з», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче від реквізиту «Підпис», наприклад:
Згідно з
Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.10.4. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення, наприклад:
Дата, індекс
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
Начальник відділу (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Згідно
Інспектор відділу кадрів (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
4.10.5. На копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної церковної структури або її структурного підрозділу (канцелярії). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
4.11. Оформлення додатків до документів
4.11.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.11.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
— додатки, що затверджуються або вводяться в дію адміністративними (розпорядчими)
документами [додатки до адміністративних (розпорядчих) документів];
— додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
— додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
4.11.3. Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.
4.11.4. У адміністративному (розпорядчому) документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
«Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в церковній структурі за формою, зазначеною у додатку 1».
4.11.5. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер. Відмітка робиться на верхньому правому березі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до Наказу по Патріаршій курії Української Греко-Католицької Церкви
20.04.10 N 15
4.11.6. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
4.11.7. Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватися керівниками структурних підрозділів церковної структури на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
4.11.8. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:
— якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
— якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану робіт із благоустрою території на II квартал 2010 р.
на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік єпархіальних канонічних візитацій на III квартал 2010 р.
на 2 арк. в 1 прим.;
— якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Висновок канонічної комісії 25.01.10 N 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;
— якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;
— у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на _____ арк.;
— якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформляють за формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.
4.12. Вимоги до документів, що виготовляються на ПК
4.12.1. У канцеляріях і структурних підрозділах друкуються тільки службові документи.
4.12.2. Текст документів, надрукованих на папері форматом А4, друкують через один чи півтора міжрядкових інтервали.
4.12.3. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Відмітка про наявність додатка», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного 1, 5–2 міжрядковими інтервалами, наприклад:
ПОГОДЖЕНО
1, 5
Керівник Правничого відділу
1
Патріаршої курії УГКЦ
2
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
1,5
Дата
4.12.4. Реквізити документа відокремлюються один від одного 2–3 міжрядковими інтервалами.
4.12.5. Назву виду документа друкують великими літерами.
4.12.6. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ім’ям і прізвищем.
4.12.7. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів 28 знаків. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
4.12.8. Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:
0 від межі лівого берега — для реквізитів «Заголовок до тексту», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатка», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ»;
1, після 5 друкарських знаків, — для початку абзаців у тексті;
2, після 16 друкарських знаків, — для складання таблиць і трафаретних текстів;
3, після 24 друкарських знаків, — для складання таблиць і трафаретних текстів;
4, після 32 друкарських знаків, — для реквізиту «Адресат»;
5, після 40 друкарських знаків, — для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
6, після 48 друкарських знаків, — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»;
7, після 56 друкарських знаків, — для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) і Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
4.12.9. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0 і 5.
4.12.10. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від положення табулятора 0, а текст до них — через один міжрядковий інтервал.
4.12.11. Під час оформлення документів на кількох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані таким чином: на першій сторінці ставиться напис «Аркуш 1 з 2-х», а на наступних:
«Аркуш 2 з 2-х
Вих. Р-10/288», де друга лінійка — вихідний номер документа.
4.12.12. Друкований текст перевіряється виконавцем. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець повертає канцелярії надруковані аркуші з рукописом для виправлення. Виправлення тексту допускається тільки на друкувальному апараті, без помарок.
4.13. Розмноження документів
4.13.1. Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником церковної структури, а необхідність розмноження поодиноких документів — керівниками структурних підрозділів.
4.13.2. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватися секретарем за допомогою засобів оргтехніки, наявних на його робочому місці.
4.13.3. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватися спеціалізованим підрозділом (канцелярією) за такими правилами:
— для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;
— документи на розмноження передаються в канцелярію разом із замовленням. При цьому замовленню надається номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;
— замовлення реєструється в спеціальному журналі обліку роботи канцелярії. Під час одержання розмноженого документа особа, яка його одержує, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;
— оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.
4.14. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів
4.14.1. Засідання колегіальних органів провадяться відповідно до затверджених планів їх роботи та в міру потреби.
4.14.2. У плані роботи колегіального органу зазначається зміст питань, дата розгляду, прізвище доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документи для розгляду колегіальним органом, і термін подання документів.
4.14.3. Керівники структурних підрозділів завчасно подають для внесення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка про мотиви внесення питання на розгляд колегіального органу.
4.14.4. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за 7 днів до засідання, якщо інше не зазначено в установчих документах цього органу. Ці документи включають:
— доповідну записку (адресовану колегіальному органу), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
— проект рішення колегіального органу, а в разі потреби і проект наказу;
— довідку про погодження проекту із заінтересованими структурними підрозділами та іншими церковними структурами;
— список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.
4.14.5. Про кожне засідання колегіального органу складається протокол, який оформляється відповідно до правил.
4.14.6. Документи, підготовлені на розгляд колегіального органу, а також один примірник їх копій зберігаються в секретаря або в протокольній частині колегіального органу з кожного засідання окремо.
4.14.7. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення певних питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням установлених правил роботи з документами обмеженого доступу.
4.14.8. Відповідальність за своєчасну та якісну підготовку документів до засідань колегіального органу покладається на керівників відповідних структурних підрозділів церковної структури.
4.14.9. Секретар колегіального органу контролює своєчасність подання документів на розгляд та перевіряє їх наявність і правильність оформлення.
4.14.10. У разі порушення встановленого порядку підготовки документів до розгляду колегіального органу секретар доповідає керівнику колегіального органу, який вирішує, чи буде це питання розглядатися на засіданні, чи буде зняте з порядку денного.
4.14.11. Особи, які одержали проекти рішення та інші документи, до засідання колегіального органу уважно їх вивчають і у разі потреби чітко формулюють свої зауваження та пропозиції.
5. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються і надсилаються централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше ніж наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передача документів без реєстрації їх у канцелярії.
5.2. Під час приймання від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється:
— правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
— правильність зазначення адреси;
— наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
— наявність віз на копії документа, що залишається у справах церковної структури;
— наявність на документі відмітки про додатки;
— відповідність кількості примірників кількості адресатів.
5.3. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому березі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню».
5.4. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в конверті.
5.5. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
5.6. У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування церковної структури, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу.
5.7. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
5.8. Документи, що доставляються кур’єром, передаються місцевим адресатам під розписку в розносній книзі.
5.9. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в церковних структурах, які є авторами цих документів. В інші церковні структури надсилаються їх завірені копії.
5.10. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.
5.11. Для оперативності допускається надсилання звичайного листа, дубльованого факсограмою або електронним листом, котрі, однак, не є документами.
5.12. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати до канцелярії в години, встановлені для цього інструкцією з діловодства цієї церковної структури.
6. Організація контролю за виконанням документів
6.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
6.1.1. Церковна структура, відповідальна за виконання завдань, визначених Постановами Синодів, актами Верховного Архиєпископа УГКЦ та керівництва Патріаршої курії УГКЦ, розробляє відповідні плани заходів та здійснює контроль за їх виконанням.
6.1.2. Відповідно до цієї Інструкції контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених Постановами Синодів, актами Верховного Архиєпископа УГКЦ та керівництва Патріаршої Курії УГКЦ, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої
кореспонденції.
6.1.3. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. Якщо документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
6.1.4. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство чи особа, вказана в документі.
6.2. Строки виконання документів
6.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані в самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 14).
6.2.2. Якщо строк виконання в документі не зазначено, відповідальна за виконання церковна структура самостійно визначає строк і порядок виконання, виходячи з цілей та складності завдання, про що повідомляє співвиконавців.
Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов’язково зазначається конкретний строк.
6.2.3. Якщо з об’єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, керівник відповідальної за виконання церковної структури визначає можливий новий строк, про що повідомляє до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування посадовій особі, яка встановила строк виконання завдання, і співвиконавцям.
6.2.4. Строк виконання завдань, визначених Постановами Синодів, актами Верховного Архиєпископа УГКЦ та керівництва Патріаршої курії УГКЦ, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, розглядається і встановлюється керівником церковної структури УГКЦ особисто (відразу після реєстрації документа).
6.3. Здійснення контролю за виконанням документів
6.3.1. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
— постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
— перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
— попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
— облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
— інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
— повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
— зняття документів з контролю;
— формування картотеки виконаних документів.
6.3.2. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому березі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
6.3.3. РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).
6.3.4. Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу — виконавця, вносяться до РКК у графу «Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.
6.3.5. У церковних структурах із великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитися за допомогою ПК.
У разі автоматизованої форми контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.
6.3.6. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано вичерпну відповідь.
6.3.7. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ із контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться позначка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.
6.3.8. У разі автоматизованої форми контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується в довідковому дублювальному масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.
6.3.9. Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву церковної структури.
7. Функції діловодної служби (канцелярії)
7.1. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про церковну структуру й цієї Інструкції та затверджується керівником церковної структури з дотриманням приписів канонів 123, 252–254, 256–260 Кодексу канонів Східних Церков.
7.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців та затверджуються керівником церковної структури.
7.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в церковних структурах на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.
7.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:
— розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
— організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
— організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
— організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
— уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів щодо скорочення кількості форм і видів документів;
— здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у церковних структурах, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
— приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
— забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності церковної структури і організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на централізоване архівне зберігання;
— удосконалює форми і методи роботи з документами в церковних структурах та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
— здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах церковної структури;
— організовує підвищення кваліфікації працівників церковної структури в роботі з документами;
— впроваджує стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в церковних структурах та організаціях, що належать до сфери її управління;
— завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в церковних структурах.
7.5. Діловодну службу очолює керівник (канцлер), який призначається на посаду і звільняється з посади керівником церковної структури.
7.6. Кваліфікаційні вимоги до керівника діловодної служби встановлює керівник церковної структури, дотримуючись вимог канонів 252 і 253 ККСЦ.
7.7. Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:
— з керівниками структурних підрозділів церковної структури та організацій, що належать до сфери її управління, — з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
— з юридичною службою — з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
— із службами кадрів, праці і заробітної плати — з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
— із службами матеріально-технічного постачання і господарського обслуговування — з питань забезпечення церковної структури та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.
7.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших церковних структур з питань роботи з документами.
7.9. Керівник діловодної служби:
— контролює виконання встановлених правил роботи з документами в церковних структурах та організаціях, що належать до сфери її управління;
— доповідає керівникові церковної структури про стан роботи з документами;
— вносить на розгляд керівництва подання про приймання, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і накладення стягнення;
— вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в церковних структурах та організаціях, що належать до сфери її управління;
— підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
— бере участь у засіданнях та нарадах, які проводяться керівництвом церковної структури.
7.10. Керівник діловодної служби має право:
— залучати спеціалістів структурних підрозділів церковної структури та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;
— вимагати від структурних підрозділів церковної структури та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;
— повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.
7.11. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:
— забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами в церковних структурах;
— виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб діловодної служби;
— дотримання трудової та виконавчої дисципліни в колективі діловодної служби.
8. Складання номенклатур справ та підготовка справ до зберігання та використання
8.1. Номенклатура справ — це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві церковної структури, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
8.2. Закінчені діловодством справи повинні здаватися в архівний підрозділ церковної структури для наступного зберігання та використання.
8.3. Порядок складання номенклатур справ, підготовка до зберігання та використання, а також завдання і принципи діяльності архівів Української Греко-Католицької Церкви відображені у Положенні про Відділ церковних архівів УГКЦ.